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Automatización de Flujos de Trabajo: el gran desafío en la Educación Superior

Por: Yadira Suarez, Gerente de Programas de Canales  de Xerox Latinoamérica

El gran desafío de las instituciones de educación superior en la era digital es la manera de comunirse con las nuevas generaciones de estudiantes. Los avances tecnológicos han influido en las expectativas que tienen los estudiantes en cuanto a procesos y servicios de parte de la institución. Por lo tanto, adaptarse e implementar nuevas soluciones para el mejoramiento de la experiencia del estudiante y el personal  es la única solución para enfrentar estos  nuevos retos.

La automatización del flujo de trabajo en las distintas  instituciones educativas ha hecho posible que aumente el valor que se puede esperar de la tecnología digital, ya que permite reducir el costo y  tiempo de gestión de las actividades de los estudiantes, aumentando el control de los procesos y encargándose de acelerar el flujo de la información.

¿Cómo pueden las universidades utilizar la automatización del flujo de trabajo para reducir costos?

Por ejemplo, un estudiante obtiene grandes beneficios con un Kiosco estudiantil, colocado en puntos céntricos de su lugar de estudio, ya que le permitirá  tener control de lo que está copiando, escaneando o bien imprimiendo, con la mejor calidad y papel Xerox. La tecnología brinda la ventaja de imprimir desde cualquier parte donde se encuentre, dentro o fuera del centro, con una variedad de forma de pagos, desde su computador o su dispositivo móvil.

A través de los  kioscos estudiantiles el  alumno es capaz de controlar sus impresiones, el costo de las mismas y acceder a sus documentos en el momento y tiempo que los necesitan. Este proceso completamente automatizado comienza desde la generación de la orden de compra hasta el momento de su archivo. Xerox permite a cada estudiante manejar de forma efectiva el flujo de los documentos impresos administrándolos por usuario.

La eliminación del papel y la racionalización de los procesos con gran cantidad de documentos mejoran los tiempos del ciclo administrativo

Por otro lado, el departamento de Admisión escolar tiene la función de mantener de manera integral a  los estudiantes, para eso, contactan y matriculan a cada uno, hablan y entrevistan a los padres y a los estudiantes y revisan los certificados de notas expedidos por la institución de la que vienen.

En la actualidad el mecanismo es completamente descentralizado, al punto de que cada establecimiento educacional administra su propio proceso, al mismo tiempo, no hay un esfuerzo por reducir las asimetrías de información que se pueden producir en estos procesos, la falta de coordinación produce un uso ineficiente del tiempo y también genera estrés en los estudiantes y sus familias.

Xerox mejora la eficiencia de este departamento, facilitando los procesos manuales, recogiendo la información correspondiente de cada documento individual, reduciendo tiempo y gastos. Asegura los documentos e información electrónica disponibles para las personas adecuadas en el momento adecuado.

Otro de los factores que afecta en la educación superior es la Revisión de los exámenes de forma personalizada ya que requiere de una impresión precisa de los formatos y estos tardan días en revisar manualmente, a veces se requiere la contratación de alguien por medio tiempo para ayudar en el proceso, muchas veces surgen errores al tabular los datos y esto es inexacto y lento.

Xerox presenta una solución que genera una revisión de exámenes personalizados para cada estudiante que son corregidas automáticamente cuando se diligencian. Los estudiantes a través de un código, recibirán en sus dispositivos móviles los resultados en formato PDF evitando la intervención manual. Con esta solución no se requiere de ningún tipo de papel, las pruebas son personalizadas para cada estudiante, se obtiene seguridad y se crean copias e indexación de datos para enviar en cualquier sistema de gestión documental.

También el Procesamiento de facturas ha sido siempre un proceso tradicional que consume tiempo y trabajo. Es uno de los conjuntos más amplios de procesos de negocios en el comercio que incluyen la colocación y aceptación de una orden, el procesamiento de la orden, la entrega de la mercancía y el pago final. Existen un sin número de desventajas de los sistemas basados en papel, como por ejemplo, errores en ambos lados al momento de la elaboración e ingreso de datos, altos costos operativos por factura tanto del lado del vendedor como el receptor, participación de múltiples sistemas.

Esta solución permite consolidar y automatizar el procesamiento de facturas, reduciendo el tiempo para pagar, mejora las relaciones con los proveedores, reduce costos y acelera el tiempo de recaudación en la gestión de flujos de trabajos y gestión de procesos de negocio, colaboración social y estabilidad empresarial.

Del mismo modo, aumenta la visibilidad en los procesos de compra con acceso a la información en tiempo real, reduce el trabajo manual para aumentar la productividad, mejorar el control y seguimiento con procesos coherentes, acelera el procesamiento de pedidos y pagos con la captura y la automatización de documentos, mejora el servicio al cliente con información centralizada y relacionada, elimina los pagos duplicados y aprovecha todos los descuentos por pagos anticipados.

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